Деловен бонтон, грешки и како да ги избегнеме

Деловен бонтон претставува начин на однесување во една организација ,всушност збир на одредени правила и прописи кои ги регулираат внатрешните и надворешните односи на организацијата, внатрешно помеѓу вработените и надворешно со клиентите, партнерите, конкурентите…

Тој е важен бидејќи создава професионална атмосфера со взаемно почитување и ја подобрува комуникацијата што и помага на организацијата да служи како продуктивно место т.е. вработените да се чувствуваат подобро на нивните работни места.

Во секоја работна  организација намерно или ненамерно се прават деловни бонтон грешки кои знаат да го нарушат односот и помеѓу вработените и помеѓу клиентите . Петте најчести  грешки кои се прават:

(Не)поздравување – кога вработените во една организација избегнуваат поздрав , тие губат од градењето врска помеѓу себе и колегите или клиентите , а така ја губат и работната цел.

-Едноставен контакт со очи, насмевка или користење на некои основни комуникациски вештини се доволни за колегите и клиентите  да се чувствуваат пријатно и добредојдени.

Чекање – оставањето на колегата или клиентот да чека, а претходно сте договориле деловен состанок , без никакво објаснување и извинување е непристојно.

-Извинување или објаснување каде ќе се наведе временска рамка во кое е нагласено доцнењето (десет, триесет минути или еден час) е сосема доволно.

Доцнење во работниот процес – кога вработените во една организација извршуваат активности кои се во ланец, секое доцнење го става колегата кој треба да продолжи со процесот во теснец со времето и создава непотребен притисок и вознемиреност.

-Бидете одговорни и почитувајте ги роковите. Со тоа искажувате почит спрема колегите и нивното време.

Прекинување на разговор или деловен состанок – честопати се случува некој да прекине разговор или состанок без претходно да се извини. Најголем проблем претставуваат мобилните телефони кои се користат и кои знаат често со нивното ѕвонење и јавување да прекинат разговор или состанок.

-Добар деловен бонтон е да се исклучат мобилните телефони, или доколку се очекува важен повик претходно да се известат присутните и разговорот да се заврши за кратко време.

Недостаток на почит и учтивост – честопати се случува некој клиент да има невообичаено барање, а да добие негативна реакција и да биде третиран како да нема право на такво барање.

-Секогаш треба да се покаже учтивост и почит кон таквите клиенти, објаснувањето дека организацијата има правила според кои се води и дека барањето не може да се одобри, затоа што се прекршуваат правилата кои важат за сите и дека исклучок и отстапки не се прават е повеќе од доволно.

Нарушување на довербата – кога некој од колегите или клиентите каже во доверба нешто доверливо, не е прифатливо да се оди наоколу и да се пренесува на другите.

Ваквото однесување создава негативен впечаток во организацијата за личноста која се доверила.

Успешните организации секогаш имаат една работа која претставува темел според кој се водат и функционираат, а тоа е високиот стандард на деловен бонтон со јасни и пропишани правила:

Правило бр.1 Користење имиња на деловни состаноци

Лесно е да се заборават имињата на личностите кои учествуваат на деловниот состанок, па затоа добро е нивните имиња да бидат запишани но претходно да се внимава на нивниот правопис. Сепак е треба да се знае дека некои личности сакаат и претпочитаат да им се обраќаат по формално со Г-дин, Г-ѓа, Г-ца или со титулите кои ги имаат.

“Однесувајте се со другите, како што би сакале да се однесуваат кон вас самите.”

Правило бр.2 The tree R (recognition, respect, response)

Recognition (препознавање) -користење имиња и поздрави

Respect (почитување) -постапување со почит, вредност, учтивост и извинување таму каде што наложува ситуацијата

Response (одговор) – клиентите не сакаат да чекаат, тие сакаат одговори и решенија

Правило бр.3 Гардероба и хигиена

Валканата облека , несредени нокти, нечистата коса и особено мирисот на телото можат да бидат пресудни особено ако работиме со надворешни клиенти

Правило бр.4 Невкусни шеги

Правењето шеги во моменти кога тоа е несоодветно, покажува недостаток на чувствителност. Шеги од типот за раса, инвалидитет, религија се недозволиви во една организација каде што деловниот бонтон се смета за темел на организацијата.

Правило бр.5 Благодарност

Благодарноста  е едноставно учтивост. Всушност да се покаже благодарност на некого што извршил задача што не е во описот на неговите обврски само за да помогне е многу важно, придонесува за подобра внатрешна меѓусебна комуникација.

Правило бр.6 Телефонски бонтон

Следењето, прислушувањето, грубата комуникација и оставањето некој да чека од другата старана е непрофесионално и неприфатливо.

Правило бр.7 Претставување

Во деловниот свет мажот прв се претставува на жена. Жена се претставува прва доколку мажот е на повисоко хиерархиско ниво.

Правило бр.8 Во ресторан на деловен ручек

Мажите влегуваат први и ја држат вратата отворена за да влезат дамите. Доколку организатор на деловниот ручек е дама, таа влегува прва, а гостите по неа. Мажот секогаш ја придржува столицата и помага при облекување на капут или палто. Првите минути се посветени на теми кои не се поврзани со бизнисот. Гостите секогаш први нарачуваат.

Деловниот бонтон може да не научи како да се фокусираме на мали нешта навидум неважни, но сите заедно прават голема разлика, посебно на работните места помеѓу вработените во организацијата и нивната комуникација меѓусебно и со клиентите.