Вештини за подобрување на комуникацијата во работна средина – 2 дел

Употреба на структурирани пораки во комуникацијата

Во претходниот текст за комуникациски вештини се запознавме со двата основни начини на размислување кај учесниците во тимот  и можностите на одредување на кој од нив припаѓаат учесниците во нашиот тим.

Нареден чекор кој би можел да биде корисен во деловната комуникација, како и во приватната комуникација, е употребата на структурирани пораки.

Структурираната порака е фундаментална комуникациска техника за влијателна комуникација, каде пораката одговара на три поврзани прашања: ШТО + ЗОШТО + КАКО. Структурираната порака се користи за ефективна комуникација кога сакаме да ја пренесеме содржината од нашата порака во што е можно појасна, концизна и логичка форма.

Структурираните пораки можат да се користат на работното место во следните прилики:

• пренесување на клучни и важни пораки,
• во изразувањето позитивни и негативни повратни информации (анг: feedback) на колегите,
• презентација на идеи, предлози, извештаи, резултати, нови правила и политики, процеси и процедури,
• делегирање на задачи и поставување на цели на членовите на тимот,
• објавување на промени во политиките, процедурите или насоките на компанијата,
• за програми за обуки, работилници или семинари.

Во продолжение следат примери на комуникација со структурирани пораки:

Пример на директна комуникација со структурирана порака

Што: Го разгледував вашиот неодамнешен извештај. Забележав дека има грешки во податоците во извештајот како и податоци кои не беа пополнети.

Зошто: Ова може да резултира со неточни и недоволни податоци кои се поднесуваат до регулаторот.

Како: За да го поправиме ова, размислете за темелно разгледување на извештајот пред да го предадете и пополните ги сите податоци за извештајот.

Што уште (дополнителни прашања за разрешување на ситуацијата)?:

Како можеме да го подобриме вашиот процес на подготовка на извештаи? Дали е потребна помош од друг оддел во фирмата? До кога можеш да поднесеш извештај со точни и потполни податоци?

Пример на спроведување на план за изразувањето на негативен feedback  

Што: Член на тимот не ги извршил работните задачи договорени со акциски план,

Зошто: Откако членот на тимот се согласил за акцискиот план, членот на тимот заклучил дека не го има потребното знаење и вештини за да го спроведе,

Како: Во отворен разговор, ќе ги одредиме вештините со кои членот на тимот е потребно да се стекне за да ги спроведе задачите. Откако ова ќе биде утврдено, ќе се разгледа дали друг член на тимот може да помогне околу овие вештини преку менторство или обука. Доколку е потребно, членот на тимот кој е потребно да го спроведе акцискиот план може да посетува надворешна обука. Откако ќе биде одреден начинот на кој членот на тимот ќе ги стекне потребните вештини, активно се следи процесот на неговата обука, како и примената на овие вештини за извршување на акцискиот план.

Како што е видливо и од примерите, комуникацијата со структурирани пораки претставува добро организиран и јасен метод на комуникација кој обезбедува информации на систематски начин. Примената на овој метод на комуникација ќе ви овозможи подобрување на комуникацијата со членовите на Вашиот тим.

Ефектите во деловната комуникација ќе биде многу поголеми доколку се истата се одвива во психолошки безбедна средина. Со оваа тема ќе се запознаеме во наредниот текст за комуникациски вештини.