Tag: penzisko

Употреба на структурирани пораки во комуникацијата

Во претходниот текст за комуникациски вештини се запознавме со двата основни начини на размислување кај учесниците во тимот  и можностите на одредување на кој од нив припаѓаат учесниците во нашиот тим.

Нареден чекор кој би можел да биде корисен во деловната комуникација, како и во приватната комуникација, е употребата на структурирани пораки.

Структурираната порака е фундаментална комуникациска техника за влијателна комуникација, каде пораката одговара на три поврзани прашања: ШТО + ЗОШТО + КАКО. Структурираната порака се користи за ефективна комуникација кога сакаме да ја пренесеме содржината од нашата порака во што е можно појасна, концизна и логичка форма.

Структурираните пораки можат да се користат на работното место во следните прилики:

• пренесување на клучни и важни пораки,
• во изразувањето позитивни и негативни повратни информации (анг: feedback) на колегите,
• презентација на идеи, предлози, извештаи, резултати, нови правила и политики, процеси и процедури,
• делегирање на задачи и поставување на цели на членовите на тимот,
• објавување на промени во политиките, процедурите или насоките на компанијата,
• за програми за обуки, работилници или семинари.

Во продолжение следат примери на комуникација со структурирани пораки:

Пример на директна комуникација со структурирана порака

Што: Го разгледував вашиот неодамнешен извештај. Забележав дека има грешки во податоците во извештајот како и податоци кои не беа пополнети.

Зошто: Ова може да резултира со неточни и недоволни податоци кои се поднесуваат до регулаторот.

Како: За да го поправиме ова, размислете за темелно разгледување на извештајот пред да го предадете и пополните ги сите податоци за извештајот.

Што уште (дополнителни прашања за разрешување на ситуацијата)?:

Како можеме да го подобриме вашиот процес на подготовка на извештаи? Дали е потребна помош од друг оддел во фирмата? До кога можеш да поднесеш извештај со точни и потполни податоци?

Пример на спроведување на план за изразувањето на негативен feedback  

Што: Член на тимот не ги извршил работните задачи договорени со акциски план,

Зошто: Откако членот на тимот се согласил за акцискиот план, членот на тимот заклучил дека не го има потребното знаење и вештини за да го спроведе,

Како: Во отворен разговор, ќе ги одредиме вештините со кои членот на тимот е потребно да се стекне за да ги спроведе задачите. Откако ова ќе биде утврдено, ќе се разгледа дали друг член на тимот може да помогне околу овие вештини преку менторство или обука. Доколку е потребно, членот на тимот кој е потребно да го спроведе акцискиот план може да посетува надворешна обука. Откако ќе биде одреден начинот на кој членот на тимот ќе ги стекне потребните вештини, активно се следи процесот на неговата обука, како и примената на овие вештини за извршување на акцискиот план.

Како што е видливо и од примерите, комуникацијата со структурирани пораки претставува добро организиран и јасен метод на комуникација кој обезбедува информации на систематски начин. Примената на овој метод на комуникација ќе ви овозможи подобрување на комуникацијата со членовите на Вашиот тим.

Ефектите во деловната комуникација ќе биде многу поголеми доколку се истата се одвива во психолошки безбедна средина. Со оваа тема ќе се запознаеме во наредниот текст за комуникациски вештини.

Иако, како и секоја професија, сметководството е отворено подеднакво и за мажите и за жените, и истите можат да бидат подеднакво успешни во професијата сепак, за нас кои работиме во сметководствената професија, станува сè поочигледно дека оваа професија во нашата земја е доминантно женска.

Во сметководствените тимови на компаниите доминираат жени, на конференциите, советувањата или семинарите од областа на сметководство сè поретко меѓу учесниците можат да се сретнат мажи, а на огласите за вработување пријавените мажи се далеку помалкубројни во однос на пријавените жени.  

Статистичките податоци во Соединетите американски држави покажуваат дека мнозинството на сметководители и ревизори, во периодот 2020-2023 се доминантно припаднички на понежниот пол, а мажите доминираат во повисоките раководни позиции.

Каква е состојбата во нашата земја?

Во Институтот на сметководители и овластени сметководители на РСМ, има регистрирано вкупно 7.637 овластени сметководители. Од нив 75% се жени, а 25% се мажи.

Ако нема родова предиспозиција за оваа професија, а нема, можеби одговорот на прашањето и објаснувањето на тенденциите за женска доминација во сметководството можат да се најдат во некои карактеристики и предиспозиции кои едно лице треба да ги има за да се занимава со оваа професија.

Сметководствената работа бара високо ниво на прецизност, аналитичност, многу трпение и ориентираност кон детали, бидејќи и најмалиот превид може да има големи последици, преточено во поговорката која ја има и нашиот народ ,,една нула, една кула’’. Пропуст на една бројка од најмало невнимание, може да има домино ефект на билансите, одлуките кои се носат врз основа на истите, како и деловните планови кои се прават за во иднина. Затоа е многу важно на кого ќе му биде доверена сметководствената работа во една компанија и дали лицето кое ја извршува ги има посакуваните карактеристики на еден добар сметководител.

Организираност
Обработката на многу бројки, документи и податоци бара сериозна дневна организација и организациски вештини. Добрата организација овозможува и ефикасност при пронаоѓање на некоја информација која менаџментот/клиентот ја бара во моментот. За да се одговори брзо и точно, мора да се брзо да се размислува и ефикасно да се истражува.

Педантност
Во морето на бројки и податоци, важно е да постои педантност во записи, подлоги, пресметки и документација. Секој запис и секоја бројка треба да биде поткрепена и за истото да се чува доказ. Педантноста овозможува и полесно снаоѓање кога треба да се обезбеди документ или податок.

Ориентација кон детали и ажурност
Бројките мора да бидат точни вистинити, бидејќи се значајни инпути во носењето на одлуки. Во бизнисот важи ,,garbage in, garbage out’’, што во секојдневието на сметководителите и менаџерите/клиентите често може да се слушне, укажувајќи токму на оваа значајност. За да се обезбеди добар податок, сметководителот мора да биде ажурен и со должно внимание да обработува податоци, и тоа да биде нешто што природно му доаѓа, а не нешто на кое треба постојано да биде потсетуван.

Доверливост
Информациите со кои работат сметководителите и до кои имаат пристап се доверливи информации, затоа е важно сметководителите да бидат луѓе од доверба, професионални и да ги држат доверливите информации за себе.

Ориентираност кон бизнисот
Иако може да кажеме дека книжењето е секаде исто, дебит и кредит во секоја компанија исто се користи, сепак сметководство во една дејност се разликува од сметководство во некоја друга дејност. Треба добро да се познава дејноста, односно бизнисот, за да можат да се применуваат сметководствените стандарди важни за тој бизнис, за да може да се советува менаџментот и да се носат добри одлуки врз основа на бројките.

Одговорност
Сметководителите мора да бидат луѓе од доверба и мора да бидат одговорни луѓе, бидејќи управуваат со парите.

Тимски играчи
Сметководството е функција на поддршка на сите организациони единици во една компанија. Во сметководство се носат документи, од сметководство се бараат податоци. Со право се вели дека тоа е крвотокот на компанијата, бидејќи сè се слева таму, а сметководствените канцеларии се многу често посетувани од вработените. Ако е потребна некоја информација, сигурно во сметководство ја имаат. Тоа бара од сметководителите способност да работат со различни карактери на луѓе и да бидат љубезни со сите одговарајќи на нивните различни потреби.

Етичност
Интегритет и чесност, морално однесување и почитување на прописите. Сметководителот треба овие карактеристики да ги има во приватниот живот и да ги рефлектира и во професионалниот. Тоа овозможува да им се верува на сметководителите.

Почитување на рокови и став кон роковите
Сметководителите се програмирани да почитуваат рокови, бидејќи скоро секој ден е врзан со некој рок. Рок за книжење, рок за известување, рок за плаќање…добро управување со роковите го намалува нивото на стрес кој секој рок го носи, поврзан со стравот и ризикот да не заврши обврската во зададениот рок.

Откако ги напишав карактеристиките кои треба да ги поседуваат сметководителите, не можам да си земам за право да кажам дека овие карактеристики се помалку или повеќе развиени и застапени кај жените, отколку кај мажите и дека овие карактеристики го прават влезот во сметководствената професија полесен за жените. Некој можеби ќе каже дека трпеливоста или организираноста е поразвиена кај жените, друг можеби ќе го најде одговорот во аналитичноста, а трет пак може да заклучи дека професијата е ,,монотона’’ по вкусот на мажите. Можеби постојат други мотиви кои ги привлекуваат жените во професијата, како стабилност или полесна достапност на позиции во оваа професија или се работи едноставно само за случајност да се најдеме во овие води.